Bazen 2.5 saat süren bir sinema filminde çok keyifli vakit geçirirken, 1 saat süren toplantıda çok sıkılabiliyoruz. Acaba niçin? Sinema filmi başka birinin oluşturduğu bir senaryo üzerine kurulu bizimle çoğu zaman direkt ilgisi olmayan bir konuda, rol yapan insanlardan oluştuğu halde toplantılar işimiz ile ilgili gerçek olaylara dayanıyor ve bu olayların da kahramanlarından birisi de biziz. Niçin toplantılarımız sıkıcı ve verimsiz, keyifle izlediğimiz bir sinema filmi ile karşılaştırarak analiz edelim:

MİŞ GİBİ YAPMAK:Filmi keyifli kılan ögelerden bir tanesi oyunculardır. Bazen o kadar iyi rol yaparlar ki gerçek zannederiz. Toplantı katılımcılarının bu kadar iyi rol yapmaları ender rastlanan bir durumdur. Bir konuya veya alınan bir karara karşı görüşte olup da bunu açıkça ifade etmediklerinde yani “mış gibi” yaptıklarında toplantı gerçeklikten kopar. Bu şekilde yapılan toplantılardan karar alınsa bile etkin bir şekilde uygulanamaz. Aynı şekilde gerçek duyguların yaşanmadığı ve gerçek düşüncelerin paylaşılmadığı şirketler, evlilikler, toplumlar ve ülkeler de bir süre sonra yapaylık bataklığına saplanırlar.
ÇATIŞMADAN KORKMAK:Bir filmi eğlenceli yapan faktörlerden bir tanesi kahramanın diğerleri ile yaşadığı çatışmalardır. Yönetmen bu çatışmalardan yola çıkarak bir mesaj vermeye ve bir sonuca varmaya çalışır. Toplantılarda ise insanlar gerçek duygu ve düşüncelerini paylaşamadıklarında (hatta bazen kendileri bile kendi duygu ve düşüncelerinin farkında olmadığında) yüzeyde bir çatışma yaşanmaz. Ancak bu durum zaman içerisinde büyük bir stres yaratır. Bir yerde de patlar. Bu sadece toplantılara özgü bir durum da değildir. Yapaylık tuzağına düşmüş ailelerde ve ülkelerde de sıkça rastlanan bir durumdur. Sonuçta ortaya çıkan tablo renksiz, monoton ve sıkıcır. Öfke patlamalarına ve fay hattı kırıklarına açıktır. Tabi ki burada karşı görüşlerin nasıl ifade edileceği çok önemli bir konudur ancak bu başka bir yazının konusu olabilecek geniş bir kavramdır.
NET BİR SÜRE OLMAMASI:Bir filmin önceden bildiğimiz kısıtlı bir süresi vardır. Ne zaman başlayıp, biteceği bellidir. Halbuki toplantılarda çoğu zaman ya bu süre belli değildir ya da belli olsa bile uyulmaz.
ÇOK FAZLA KATILIMCI OLMASI:İyi bir filmde “bu rol neden var” diyemezsiniz. Bütün roller üzerinde düşünülmüş ve özenle seçilmiştir. Kötü toplantıların ortak özelliklerinden birisi de gerekli gereksiz herkesin çağrılmasıdır. Hatta bir bölümden kimi davet edeceğimizi bilemediğimizde herkesin davet edilmesidir. Toplantıya davet edilen her kişi için “bu kişi toplantıya nasıl bir katkı sağlayacak, katılmazsa sonradan toplantı notlarından öğrenemeyeceği ne var” soruları mutlaka sorulmalıdır.
AJANDASININ OLMAMASI:İyi filmlerin ortak özelliklerinden bir tanesi çok iyi bir senaryoları olmasıdır. Kötü toplantıların ortak özelliği ise önceden üzerinde düşünülmüş, hazırlık yapılmış bir ajandalarının olmamasıdır. O yüzden konu dağılır, konu dışına çıkılır ve bir referans noktası olmadığı için de toplantıyı toparlamak mümkün olmaz. Toplantı sonrasında, toplantı notlarının olmaması da, alınan kararların ve aksiyonların takibini zorlaştırır.
Hollanda’da yapılan bir araştırmada gereksiz veya gereğinden uzun süren toplantıların Hollanda ekonomisine olan yıllık maliyetinin 30 milyar Euro olduğu tespit edilmiştir. Hollanda’da sadece toplantıları ayakta yapmanın, toplantı süresini kısalttığı için bu maliyeti 10 milyar Euro aşağı çektiği görülmüştür.

Toplantılar eğer doğru bir şekilde yapılandırılırsa bir şirketin geleceği için önemli görüşmelerdir. Yukarıdaki konulara dikkat ederek toplantılarınızı çok daha verimli ve keyifli hale getirmeniz mümkündür.

Kaynak: http://www.kisiselverimlilik.com