Bilgi ve iletişim teknolojileri sayesinde iş insanları, her zaman ulaşılabilir ve her yerden çalışabilir hale geldi. Geçmişte iş kurmanın ilk adımı bir ofis tutmak iken, artık iş kurmak ya da işini büyütmek isteyen şirketlerin özel bir ofis tutmasına gerek yok. Son yıllarda sanal ofis denilen uygulama gelişen talep doğrultusunda büyük bir hızla yayılıyor. Sanal ofislerde ihtiyaca göre kontratlar yapılabiliyor. İsteyen sabit bir oda, isteyen toplantı odası hizmeti alabiliyor. Özellikle küçük işletmeler sanal ofisleri, pahalı kiralara bağlı kalmamak, resepsiyon, sekretarya gibi destek hizmetlerini yönetmekten kurtulmak ve böylece kendi işlerine odaklanmak için tercih ediyor.
Sanal ofis hizmetinden yaralanacak firmaların kafasındaki en büyük soru işareti kuşkusuz vergi denetimlerinde yaşanacak hukuki sorunların olup olmadığı. Uzmanların görüşüne göre, sanal ofis sözleşmelerine istinaden kullanılan işyerleri için vergi daireleri tarafından işe başlama yoklaması yapılması ve denetim sırasında şirket ortaklarının ya da vekaleti olan bir kişinin binada bulunması yeterli oluyor.
Son dönemde oldukça trend hale gelen ve popülerliği giderek artan sanal ofisler işletmelerin maliyetlerini azaltıyor. Peki Hazır ofisler nedir ve ne işe yarar, sanal ofislerin avantajları nelerdir gibi işletmeler için önemli olan bu sorulara cevap verelim.
Sanal Ofisler (aynı zamanda hazır ofisler ya da paylaşımlı ofisler olarak bilinmektedir) belli bir adreste ikamet eden bir işletmedir. En basit anlamda amacı sık ofis kullanmayan, sadece resmi belgelerde bir adres gösterme gerekliliği duyan ya da zaman zaman müşterilerle sadece toplanma ihtiyacı duyan firma ve bireylere hizmet etmek üzere kurulur. Hazır ofis işletmelerinden ihtiyacınıza göre adres gösterme, belli bir masa kiralama, belli bir ofis odası kiralama gibi farklı ihtiyaçlarınıza yönelik hizmet alabilirsiniz.
Sanal (Hazır Ofis) Nedir ? Ne İşe Yarar ?
Sanal ofis konseptine sahip firmalar günümüzde birçok kişinin tercih ettiği profesyonel bir çözüm ortağı olmuştur. Sanal ofisler birbirinden farklı gereksinimlere ihtiyaç duyanlar için ideal bir çözümdür. Sık seyahat edenler, ofisi fazla kullanmayanlar ya da evden çalışanlar daha kurumsal bir görünüme kavuşmaktadır. Sürekli kullanılmayan özel ofislere fazla para ödemenize gerek kalmadan sanal ofis çözümlerisunanfirmalarbirçok alternatifli seçenek ile sizlere prestijli bir iş hayatı sunmaktadır. Ekonomik ücretler ödeyerek size ait prestijli bir iş adresiniz, kurumsal bir telefonunuz ve toplantı odalarınız olabilecektir.
Yaptığınız iş her ne olursa olsun eğer kiraladığınız ofisleri aktif kullanmıyorsanız yani ofiste fazla vakit geçirmiyorsanız, kira ve diğer masraflar size fazladan maliyet doğuracaktır. Tüm bu masrafları kullanmadığınız ofisiniz için neden siz yüklenesiniz ki? Siz işinizi yaparken ve işinize yoğunlaşmışken hazır ofis hizmeti sunan firmalar bu yüklerin tümünü üzerinizden almaktadır. Aynı zamanda yaptığınız işe yoğunlaşmışken işinizin arkasında prestijli bir iletişim adresi vermek sizcede sizin için iyi olmaz mı? Telefonlarınızı karşılayan ve gelen postalarınızı size ileten bir sistemde siz sadece işinize yoğunlaşarak daha verimli bir şekilde işinizi büyütebilirsiniz. Sanal ofis çözümleri ile sizlere profesyonel ofis desteği sunan bu firmalar sizi daha kurumsal bir imaj katacaktır. Yaptığınız iş görüşmelerinizi ve toplantılarınızı kurumsal bir adreste ve ofiste devam ettirmek firmanızı misafirlerinize karşı daha prestijli gösterecektir.
Sanal ofis hizmetinin avantajları nelerdir?
İletişim, ısınma ve soğutma, sekreterya, elektrik, temizlik ve güvenlik gibi konuları düşünmenize gerek kalmaz. Alarm sistemleri, hırsızlık masa sandalye v.b. hiç bir gidere odaklanmanıza gerek kalmaz, sadece kendinizi işinize yoğunlaştırabilirsiniz.
Aylık ya da yıllık ödeme seçenekleri ile hazır ofis çözümleri sunan firmalar farklı alternatifler ile size hitap etmekte. Bu seçenekler tercih ettiğiniz firmaya göre farklılıklar gösterse de hizmet temelde aynıdır. Öncelikle standart olarak vergi levhanızda kurumsal bir adresiniz olabilir. Adres ve posta kutusu hizmetlerinden yararlanarak prestijli bir iş adresine sahip olabilir ve kurumsal bir firma görünümünde işlerinizi yapabilirsiniz. Tercih edeceğiniz anlaşmaya bağlı olarak ofis işletmesi yapan firmalar adınıza gönderilen kargo ve posta gibi teslimatları sizin adınıza alır ve size gerekli bilgilendirmeleri yapar. Ayrıca yapacağınız anlaşmaya bağlı olarak sizin isteğinize göre telefonlara sizin firmanızın ismi ile cevap verecek bir kurumsal sekreterlik hizmeti verilmekte. Gelen çağrılar size mail yolu ile iletilerek anlık olarak takip imkânı sağlanmakta olup ayrıca telefonunuza anında aktarılmaktadır. Ayrıca mesai saatleri dışında şirketinize gelen aramalarda özel sesli yanıt sistemi ile müşterileriniz karşılanır.
Sanal ofis hizmeti almak gibi bir düşünceniz var ise kurgulamanızı iyi yapmanız sizi ve işlerinizi daha yukarılara taşıyacaktır. Kullanmadığınız ofise neden kira ve çeşitli giderleri boş yere veresiniz ki? Sanal ofis hizmeti ile sabit kira ve diğer sabit giderlerinizden kurtuluyorsunuz. Paylaşımlı ofis formatında size ait bir ofis, size ait toplantı salonları, size ait özel şirket telefonu, size ait kurumsal bir adres gibi birçok artı sanal ofis ile sizin olacak. Değişik seçeneklerde ki alternatiflerin her biri farklı özelliklerde olup size ait çözüm önerilerini değerlendirebilirsiniz.
Geleneksel ofis modelinden kurtulun, mevcut ofisiniz ile ilgili tüm yorucu uğraşlardan vazgeçin ve profesyonel bir sanal ofis hizmeti veren firma ile anlaşın. Siz işinize odaklanın ve firmanızı nasıl daha iyi yerlere getirebileceğiniz planlarını yapın. Geleneksel ofis modelinde bir ofisiniz varsa ve iş seyahatlerine sık sık gidecekseniz ya da evde çalışıyorsanız gereksiz olarak neden ofisinize kira veresiniz ki?
Güvenlik Açısından Sanal Adres;
Sanal bir ofis adresine sahip olunduğu zaman profesyonel temaslarda gerçek ev adresinin verilmesine gerek kalmaz. Bu da işletme sahibinin özel hayatını işinin dışında tutabilmesine olanak sağladığı için hem kendisi hem de ailesi için daha güvenli bir ortam sağlar.
Kimlik hırsızlığı maalesef giderek artmakta. Dolandırıcılar çeşitli internet kaynaklarını kullanarak kişisel bilgilere ulaşabilmektedirler. Web sitesinde yerel SEO amaçları için ev adresinin verilmesi kişiyi dolandırıcılık faaliyetlerinde adresini kullanmak için suçluların kolay hedefi haline getirecektir.
